I många fall, särskilt vid köks – eller badrumsrenovering så kan det bli så att föreningen också går in och passa på att byta stammar när ytskikten ändå kommer att friläggas. I den bästa av världar kan då föreningen träffa avtal med den firma som anlitats av medlemmen för renoveringen.
På så sätt erhålls en helhetslösning och diskussioner vid reklamation om vem som är ansvarig undviks. Frånsett den rent avtalsmässiga fördelen så finns det också flera mer praktiska aspekter som inte är obetydliga, nämligen att den tids – och arbetsmässiga koordineringen blir mycket enklare, samt att man undviker att flera ”kockar” springer förbi varandra. Är det inte möjligt för föreningen att avtalsmässigt komma överens med den firma som bostadsrättshavaren anlitat så måste föreningen, om arbete skall ske för föreningen, träffa avtal med annan entreprenör. Detta ställer i så fall extra stora krav på styrelsen att samordna och i alla delar styra upp renoveringen. Vän av ordning frågar sig vad det innebär rent konkret? Risken för att något spårar ur kan minskas väsentligt om styrelsen tar fram och ordentligt dokumenterar en ”projektplan”. Den behöver inte vara så komplicerad utan begränsa sig till det som är mest centralt. Som exempel kan nämnas följande punkter:
1. Inhämtade och godkännande av offert.
För att få bra och användbara offert som beslutsunderlag är det viktigt att offertgivarna får möjlighet att besiktiga fastigheten, samt att styrelsen lämnar bra underlag som korrekta och uppdaterade ritningar (vanligt att dessa är fel och att detta leder till att offerten baseras på felaktiga antaganden, tex.att bjälklaget är djupare än vad som kan utläsas av ritningen, ändringar har gjort utan att det införts i ritningarna etc.). Vidare att föreningen ger en fyllig och specificerad beskrivning av det önskade arbetet och de regler och garantier som bör gälla.
2. Avtalsskrivning
Att avtalet baseras på offerten är naturligtvis en mycket viktig bit. Avtalet skall på ett uttömmande sätt beskriva det arbete som skall göras och kostnaden härför. Många gånger dyker det upp överraskningar under arbetets gång och då skall entreprenörens skyldighet att informera, samt ange kostnaderna för tillkommande arbete finnas reglerat i avtalet. Vanligtvis finns utfyllande branschavtal som tex.ABS09, och AKB09 som lämpligen kan användas. En annan viktig del är att ange vilka praktiska regler som måste följas vid renovering i fastigheten, samt i förekommande fall vilka typer av material som skall användas. Garantivillkoren och garantitiden skall dokumenteras. Om möjligt bör även en straffklausul vara med för den händelse entreprenören väljer att prioritera andra arbeten och därför inte blir klar inom den avtalade tidsramen. En av de vanligaste anledningarna till missnöje är ofta att de inblandade firmorna inte håller utlovat tidsschema. Effekten blir då lätt att den andra firman inte kan utföra sin del utan står och ”trampar vatten”. Problemet hamnar då i knäet på beställaren, dvs. föreningen som kan tvingas att betala för stilleståndstiden. I värsta fall om det drar ut på tiden så kan hela projektet komma i tidsnöd och bli svårt att slutföra eftersom de inblandade firmorna ofta har andra kontrakterade arbeten som skall påbörjas vid en viss avtalad tid. Slutsatsen är att det därför är av stor vikt att göra upp ett mellan parterna samordnat tidschema som är realistiskt och att eventuell tidsförskjutning omgående rapporteras.
Det är inte ovanligt att entreprenörens ledning visserligen har nödvändig kompetens och språkkunskaper men sedan använder sig av underleverantörer eller anställda där det kan vara tveksamt med den formella kompetensen, eller i vart fall dåligt med språkkunskap i svenska. Detta ställer i sin tur till praktiska problem i det dagliga arbetet när olika saker skall samordnas eller stämmas av. Det bör därför vara en krav att den anlitade firman ständigt har en utsedd arbetsledare på plats som kan kommunicera på engelska.
För att underlätta en avtalsskrivning så finns under rubriken ”Dokument” i huvudmenyn olika dokument som kan vara till hjälp. Vad som främst avses är dels, olika mallar till avtalstext, dels en s.k. ”kravlista ” vid renovering som innehåller en rad olika praktiska regler.
3 Kontroll av behörighet, tex. för våtrumsarbeten
Denna del är kanske en av de viktigaste. Uppkommer problem och tvist så handlar det väldigt ofta just om bristande eller direkt felaktiga renoveringar/arbete. Felaktigheter som många gånger blir besvärliga och dyrbara. Som resultat av det allt ökade antalet vattenskador har branschen tagit till sig kritiken och regelverket kring våtrumsarbeten har numera stramats upp och blivit mer strikta. Som viktiga utgångspunkter är de regler som satt upp av: Byggkeramikrådet, www.bkr.se, branschregler BBV:10, Säker vatteninstallation, www.sakervatten.se
4 Kontroll att entreprenören har F-skatt, etc.
Begär kopia på F-skattsedeln eller uppgift om firmans organisationsnummer så kan man lätt kontrollera hos skattemyndigheten.
5 Försäkringsskydd
Gäller hela den totala bilden, dvs. avseende i första hand föreningen, med också medlemmen samt byggfirman. För vissa typer av arbete krävs även att föreningen har kompletterande försäkring.
Är renoveringen av den karaktären att något tillstånd inte behövs så är det så underlättas saken naturligtvis för styrelsen. Det är dock lämpligt att i ordningsreglerna föra in bestämmelser om vad som skall beaktas vid icke tillståndplikta renoveringar. Det kan vara sådant som för de flesta är att helt naturligt, exempelvis att störande arbete inte får utföras under sen kvällstid eller helger, att byggnadsmaterial och byggavfall inte får lämnas i trapphuset, på gården, eller utanför fastigheten. Vidare att systemet för hushållssopor (nedkast) inte används för att bli av med material från renoveringen, att hissen kläs in med skyddspapper, samt inte överlastats med tunga transporter. Lämpligt är också att övriga i huset informeras om renoveringen, hur länge den beräknas pågå, samt till vem man skall vända sig om problem uppstår.